Der Standard-Prozess der Gefährungsbeurteilung psychischer Belastung
Hinweis: Die nachfolgende Beschreibung der Prozess-Schritte ist in gekürzter Form dem Handbuch für unsere pgb-plus-Software entnommen.

Wichtiger Hinweis: Der hier exemplarisch dargestellte Prozess-Ablauf orientiert sich an den Empfehlungen der GDA, des Bundesamtes für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin und der meisten Berufsgenossenschaften.  Dieser Prozess-Ablauf ist auch die Grundlage für unsere Beratungs- und Schulungsangebote sowie unsere neu entwickelte Prozess-Steuerungs- und Dokumentations-Software pgb plus

Zur Durchführung der psychischen Gefährdungs-beurteilung hat sich ein Standard-Prozess zur psychischen Beurteilung gebildet, der u.a. von der GDA, vom Bundesamt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin und von den meisten Berufsgenossenschaften empfohlen wird.
Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen ist ein systematischer Prozess mit mehreren Stufen, die, um dem Gesetz gerecht zu werden und gegenüber den Prüfungsbehörden zu bestehen, alle bearbeitet werden. Der Prozess der psychischen Gefährdungsbeurteilung muss zu dem als Regelkreis verstanden werden, was bedeutet, dass die psychische Gefährdungs-beurteilung als kontinuierlicher Verbesserungs-prozess (KVP) definiert und in Abständen aktualisiert werden muss.

Prozess-Stufe 1, Zwischenschritt 1 A „Erfassung der Unternehmens-Situation“

Wir starten unser Projekt mit der Prozess-Stufe 1 „Vorbereitung, Projekt- und Ablauf-Planung“. Diese wichtige Prozess-Stufe 1 ist unterteilt in insgesamt 4 Zwischenschritte:

1 A: Erfassung der Unternehmenssituation

1 B:  Formale Projekt-Vorbereitung

1 C:  Definition der Arbeitsplatz-Kategorien

1 D:  Analyse der Einzelmerkmale und deren Relevanz
Prozess-Stufe 1, Zwischenschritt 1 B „Formale Projektplanung und -vorbereitung“

Wir befinden uns nach wie vor auf der Prozess-Stufe I, jetzt allerdings beim Zwischenschritt 1 B „Formale Projekt-Vorbereitung“. Es geht jetzt darum, den Rahmen für das Projekt sauber zu definieren und die wichtigsten Eckpunkte festzulegen.
Eine gute Vorbereitung des Projektes ist entscheidend für den Erfolg. Wir raten dazu, lieber ein bisschen mehr Zeit in die Vorbereitung und Planung einzusetzen, weil sich Fehler und Defizite in der Vorbereitung und Planung durch das gesamte Projekt durchziehen und eine spätere Revision nur mit größten Schwierigkeiten zu bewerkstelligen ist.
Projekt-Stufe 1, Zwischenschritt 1 C „Definition der Arbeitsplatz-Kategorien“

Wir befinden uns nach wie vor auf der Prozess-Stufe I, jetzt allerdings beim Zwischenschritt  1 C „Erfassung der Arbeitsplatz-Kategorien“. Es geht jetzt geht darum, die für ein konkretes Projekt zu untersuchenden Arbeitsplatz-Kategorien aus der Liste aller im Unternehmen definierten Arbeitsplatz-Kategorien auszuwählen, für die eine psychische Gefährdungsbeurteilung durchgeführt und ggfs. Verbesserungsmaßnahmen entwickelt und umgesetzt werden sollen.
Prozess-Stufe 1, Zwischenstufe 1 D „Analyse der Einzelmerkmale und deren Relevanz“


Wir befinden uns nach wie vor auf der Projekt-Stufe I, jetzt allerdings  beim Zwischenschritt 1 D  „Analyse der Einzelmerkmale und deren Relevanz“. Es geht jetzt darum, einen ersten groben Überblick zu gewinnen über die nachfolgend intensiver zu untersuchenden möglichen Fehlbelastungen.
Prozess-Stufe 2 “ Untersuchung der psychischen Belastungen“

 Wir befinden uns jetzt in der Prozess-Stufe „Untersuchung der psychischen Belastungen“

Im Zwischenschritt A 4 der Prozess-Stufe 1 sind von uns für jede Arbeitsplatz-Kategorie die Einzel-Merkmale festgelegt worden, für die wir eine weiterführende/ tiefergehende Analyse wollen, um nach Vorliegen der Ergebnisse geeignete Maßnahmen zur Optimierung der psychischen Belastungen bzw. Minimierung der psychischen Gefährdungen zu planen.

 Folgende Überlegungen sind anzustellen:

  •  Was genau soll weiter analysiert werden?
  •   Können ggfs. einzelne Analysethemen zusammengefasst werden?
  • Wer ist zuständig für die Analyse?
  • Bis wann sollen die Analyseergebnisse vorliegen?
  • Welche Vorgehensweise, welche Methodik, welche Instrumente sind am sinnvollsten und gleichzeitig am ökonomischsten (Vertraulichkeit und Datenschutz beachten)?           
Wir wählen das für ein bestimmtes Merkmal geeignete Analyseverfahren aus. Zudem versuchen wir, in ein bestimmtes Analyseverfahren verschiedene zu untersuchende Merkmale zu integrieren, sofern dies organisatorisch und fachlich sinnvoll erscheint. Wir können jetzt oder später ein zusätzliches weitervertiefendes Analyseverfahren festlegen, sofern dies notwendig erscheint.
Prozess-Stufe 3 „Bewertung der Ergebnisse, Ermittlung von Risikobereichen“

In dieser Prozess-Stufe geht es nun darum, die Analyseergebnisse jeweils  für eine Arbeitsplatz-Kategorie und ein Einzelmerkmal zu diskutieren, zu bewerten und besondere Risikobereiche herauszuarbeiten. Dazu benutzen wir das entsprechende Eingabe-Fenster, in der bereits die Ergebnisse unserer Vorabbewertung (siehe Prozess-Stufe 1, Zwischenschritt 3) eingetragen sind.
Nach Auswertung und Beurteilung der Analyse-ergebnissen nehmen wir noch einmal eine Bewertung vor und benutzen dazu dasselbe Verfahren, wir bei der Vorabbewertung:
 
Für jedes Merkmal sind folgende Spalten zu bearbeiten:
  • Bedeutung des Merkmals für die jeweilige Arbeitsplatzkategorie Hier können wir zwischen 1 und 10 wählen (1 =extrem geringe Bedeutung, 10=extrem hohe Bedeutung).
  • Häufigkeit/Intensität/Problemgehalt. Hier können wir zwischen 1 und 10 wählen (1 =extrem häufig, 10=extrem selten).
Priorität

Die Software errechnet aus den eingegebenen Werten automatisch einen Vorschlag zur Priorität von Verbesserungs-Maßnahmen, dargestellt in einer Ampel:


  • Grün: kein weiterer Handlungsbedarf für Maßnahmen  notwendig
  • Gelb: Maßnahmen empfehlenswert, aber mit geringerer Priorität
  • Rot: möglichst kurzfristige Maßnahmen notwendig
Selbstverständlich haben wir die Gelegenheit, der Computer-Empfehlung zu folgen oder auch nicht.

Begründung

Es ist zu empfehlen, dass wir unsere Einschätzung zur Notwendigkeit oder Nichtnotwendigkeit von Verbesserungs-maßnahmen sorgfältig begründen, da hiermit eine Schlüsselentscheidung für das gesamte Projekt getroffen wird. Es kann passieren, dass die Prüforgane die Gründe für unsere Entscheidung überprüfen und Fragen stellen. Gegebenenfalls fügen wir zu diesem Punkt ein Dokument bei, aus dem die Gründe für unsere Entscheidung klar hervorgehen.
Prozess-Stufe 4 „Entwicklung von Maßnahmen nach Prioritäten“

Wir erreichen die Prozess-Stufe 4 „Entwicklung von Maßnahmen nach Prioritäten“

In dieser Stufe entwickeln wir Maßnahmen für Arbeitsplatz-Kategorien und deren als kritisch eingeschätzten Einzelmerkmalen, für die wir einen Handlungsbedarf definiert haben. Ziel ist die Optimierung der psychischen Belastungen bzw. die  Minimierung von psychischen Gefährdungen.

Die  Maßnahmen sollten mit einer Dringlichkeits-Kennziffer (z.B. 1= sehr dringend; 3= weniger dringend) versehen werden, zumal wenn personelle/organisatorische Engpässe absehbar sind.

Wir empfehlen, Maßnahmen nicht nur für Problemfälle zu entwickeln, sondern auch bereits vorher eingeleitete Verbesserungsmaßnahmen dahingehend zu prüfen, ob durch entsprechende zusätzliche Maßnahmen noch mehr Qualität und/oder Stabilität erreicht werden könnte.
Prozess-Stufe 5 „Sicherstellung der Nachhaltigkeit der Maßnahmen“

Wir wechseln in die Prozess-Stufe 5 „Sicherstellung der Nachhaltigkeit der Maßnahmen“

Es geht hier darum, die Nachhaltigkeit der beschlossenen und zu implementierenden Maßnahmen sicherzustellen, also den Transfer in die tägliche Praxis unseres Unternehmens. Derartige Maßnahmen zu Sicherstellung der Nachhaltigkeit könnten sein:


  • Schriftliche Anweisungen
  • Gezielte Schulungen
  • Dauerhaftes Monitoring
  • Umstellung von Organisationsabläufen und Schnittstellen
  • Coaching/Mentoring/Shadowing
  • Qualitätsmanagement
Prozess-Stufe 6 „Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen“

Wir erreichen jetzt die Prozess-Stufe 6 „Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen“.

Nach der Implementierung der Verbesserungs-Maßnahmen mit den begleitenden Maßnahmen zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit müssen wir nach einer individuell festzulegenden Wirkungszeit (z.B. nach 3 Monaten) die Wirksamkeit unserer Maßnahmen überprüfen.

Dazu verwenden wir z.B. Mitarbeiterbefragungen, einen Analyse-/Erfahrungs-Workshop und beispielsweise einen Vorher-Nachher-Vergleich der in der Prozess-Stufe 1, Zwischenschritt    1 A festgehaltenen Betriebsdaten.

Die Wirkungskontrolle könnte zu folgenden Ergebnissen führen:


  • Die Maßnahme hat gewirkt und die Nachhaltigkeit ist sichergestellt: kein weiterer Handlungsbedarf
  • Die Maßnahme hat gewirkt und die Nachhaltigkeit ist sichergestellt. Weitere Verbesserungen sind möglich: Handlungsbedarf sollte diskutiert werden
  • Die Maßnahme hat das gewünschte Ergebnis nicht erreicht, weil die Maßnahmen unwirksam, unzureichend umgesetzt oder ihre volle Wirkung (noch) nicht erreicht hat: Handlungsbedarf muss diskutiert werden.
Hier ergeben sich für uns wieder folgende Möglichkeiten:
  • Wir steigen zurück in die Maßnahmen-Planung (Prozess-Stufe 4) und entwickeln neue bzw. zusätzliche Maßnahmen. In der Prozess-Stufe 5 entwickeln wir Maßnahmen zu Sicherstellung der Nachhaltigkeit
  • Abhängig von der zugeordneten Priorität/Dinglichkeit können wir uns dazu entschließen, Verbesserungs-maßnahmen auf die nächste Runde der psychischen Gefährdungsbeurteilung zu übertragen.
Prozess-Stufe 7 „Festlegung von Fristen/Anlässen für Aktualisierungen“

Wir befinden uns jetzt auf der Projekt-Stufe 7 „Festlegung von Fristen/Anlässen für Aktualisierungen“

Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist keine Einmalaktion, sondern – im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungs-Prozesses“ eine Maßnahme, die in regelmäßigen Abständen wiederholt bzw. aktualisiert werden muss.

Anlässe für die Aktualisierung:


  • Seit der letzten psychischen Gefährdungsbeurteilung für die relevanten Arbeitsplatz-Kategorien sind ca. 2 Jahre vergangen (von Fall zu Fall können die Abstände kürzer sein)
  • Es sind seit der letzten Durchführung zusätzliche Arbeitsplatz-Kategorien hinzugekommen, die bisher noch nicht analysiert und optimiert worden sind.
  • Es hat gravierende Veränderungen in der Ablauf- und Aufbau-Organisation gegeben, die Einfluss auf Inhalte und Struktur der Arbeitsplatz-Kategorien haben.
Es ist wichtig, dass wir den Termin der nächsten Aktualisierung nachvollziehbar begründen.
Prozess-Stufe 8 „Resümee/Bewertung des Projektes“

Wir sind auf der letzten Prozess-Stufe 8 „Resümee/Bewertung des Projektes“ angekommen.

Hier geht es darum, die bei diesem Projekt gemachten Erfahrungen zu bewerten:

  • Was ist besonders gut gelaufen und kann für ein kommendes Projekt der psychischen Gefährdungsbeurteilung übertragen werden?
  • Welche Analyse-Instrumente/-Verfahren haben sich bewährt, welche nicht.
  • Was ist im Prozess warum schief gelaufen, welche Fehler sollten wir zukünftig nicht mehr machen?
  • Wie haben sich die Führungskräfte und Mitarbeiter beteiligt?